Előterjesztő:JegyzőTestületi / Bizottsági ülés dátuma:2008. 04. 24
HasználatPublikus

Előterjesztés címe: Beszámoló a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés működéséről.
Tárgy:
Tisztelt Közgyűlés!


Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Tv 97.§ /2/ bekezdése szerint:
" A költségvetési szerv vezetője az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről."

Beszámolási kötelezettségemnek az alábbiakban teszek eleget:

A 2008. évi ellenőrzési terv 18. számú ellenőrzése tartalmazza a FEUVE rendszer működésének értékelési kötelezettségét. Ez az ellenőrzés jelenleg folyamatban van. Az eddig szerzett ellenőrzési tapasztalatokat és összegző megállapításokat a Tisztelt Közgyűlés elé terjesztem.

Az ellenőrzés célja:
Annak megállapítása, hogy a Polgármesteri Hivatal egyes szervezeti egységeiben a FEUVE rendszer kiépítése és működése megfelel-e a központi és a helyi szabályoknak.

Az ellenőrzés részletes feladatai:
1. Az ellenőrzés arra terjed ki, hogy: az ellenőrzési nyomvonal tartalmazza-e:
- a folyamatgazdák és az ellenőrzési pontok kijelölését
- a végrehajtásért felelős szervezeti egységek, személyek megnevezését
- a tevékenységeket, feladatokat részletesen tartalmazó szabályok megjelölését
- az egyes tevékenység, feladat elvégzését igazoló dokumentum megnevezését és a rendszerben való nyilvántartási helyének meghatározását.
2. Ellenőrizni kell továbbá, hogy a Polgármesteri Hivatal egyes szervezeti egységei elkészítették-e a szakmai területükre vonatkozó kockázatkezelési rendet és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.
3. Felül kell vizsgálni, hogy az egyes szervezeti egységek által elkészített ellenőrzési nyomvonal, kockázat kezelési rend, szabálytalanságok kezelésének rendje összhangban van-e az Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés rendszerének szabályzatával.

Ellenőrzési megállapítások:

2007. november 26-tól 2007. december 04-ig terjedő időszakban a Belső Ellenőrzési Csoport a Polgármesteri Hivatalban vizsgálta, hogy a szervezeti egységek betartják-e a FEUVE szabályzat rendelkezéseit. A FEUVE rendszer működésének javítása érdekében tett javaslatok alapján az irodavezetők gondoskodtak arról, hogy Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal FEUVE szabályzatát a Hivatal valamennyi munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkatársa megismerje. A szervezeti egységek munkatársai a megismerés tényét aláírásukkal igazolták.
A FEUVE rendszert a vonatkozó jogszabály szerint évente ellenőrizni kell, amely ellenőrzési kötelezettségnek a Belső Ellenőrzési Csoport 2008. április hónapban a folyamatban lévő ellenőrzéssel tesz eleget.
Az ellenőrzés tapasztalatai szervezeti egységenként:
A Városi Gyámhivatalban az ügyiratok és a helyszíni ellenőrzés alapján megállapítást nyert, hogy érvényesül a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés, a tevékenység sajátosságának megfelelően határozták meg a kockázati tényezőket, és a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
A Belső Ellenőrzési Csoport átdolgozta az ellenőrzési nyomvonalát, meghatározta a kockázatok kezelésének, valamint a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
A Személyzeti Csoport elvégezte a FEUVE rendszer kiegészítésével kapcsolatos feladatokat.
A főépítész elkészítette a szakterületet érintő ellenőrzési nyomvonalat, meghatározta a szervezeti egységre vonatkozó kockázati tényezőket és a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
A Lakosság-szolgálati Irodán a kiválasztott ügyiratok és a helyszíni ellenőrzés alapján megállapítást nyert, hogy megfelelően érvényesül a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés, a szervezeti egységre vonatkozóan meghatározták a kockázati tényezőket és a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
A Városüzemeltetési és Városfejlesztési Irodán az ellátott feladatokra tekintettel meghatározták a kockázati tényezőket. Nem készült el az ellenőrzési nyomvonal kiegészítése és a szabálytalanságok kezelésének rendje.
A Közgazdasági Irodán gondoskodtak a gazdasági ügyrend, illetve a pénzügyi- számviteli szabályzatok elkészítéséről, jelenleg végzik az ellenőrzési nyomvonal kiegészítésével kapcsolatos munkálatokat. A Közgazdasági Irodán meg kell határozni a kockázati tényezőket és a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
A Humánpolitikai Irodán ellenőrzött dokumentumok alapján a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés folyamata nyomon követhető, a dokumentáció megfelelő.
A Stratégiai Irodán elvégezték a FEUVE rendszer kiegészítésével kapcsolatos feladatokat. Az ellenőrzési nyomvonal további kiegészítésre szorul, amelyre nézve a belső ellenőr konkrét javaslatot tett.
Az Önkormányzati Szervezési és Törvényességi Iroda gondoskodott az ellenőrzési nyomvonal kiegészítéséről, a munkaterületük sajátosságaiból eredő kockázati tényezők megállapításáról és meghatározta a szabálytalanságok kezelésének rendjét.
Az Önkormányzati Szervezési és Törvényességi Iroda ellenőrzési nyomvonalából az állapítható meg, hogy valamennyi tevékenység, feladat felelőse a jegyző vagy az irodavezető.

Összességében megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatal egyes szervezeti egységeiben a 2007. évi ÁSZ ellenőrzés óta eltelt időszakban a FEUVE rendszer kiépítése javult, de az még nem mondható hibátlannak. A FEUVE rendszer gyakorlati működése még azoknál a szervezeti egységeknél is javult, ahol az ellenőrzési nyomvonal írásbeli dokumentáltsága kifogásolható.
Az ellenőrzési nyomvonalak minden szervezeti egységnél az Ámr. 145./B § /1/ bekezdésében előírtak és az Ámr. 145/A § /3/ bekezdésében hivatkozott PM " Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához" módszertani útmutató alapján készültek.
A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonala tükrözi a szervezeti egységek közötti munkamegosztást.
A több szakmai feladatot ellátó irodáknál a felelősségi körök csoportonként és nem személyre, munkakörre lebontva jelennek meg az ellenőrzési nyomvonalban. Az egymástól különböző feladatokat ellátó, helyileg elkülönült szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalainak folyamatos fejlesztése indokolt (Stratégiai Iroda, Önkormányzati Szervezési és Törvényességi Iroda, Városüzemeltetési és Városfejlesztési Iroda, Közgazdasági Iroda).
A Polgármesteri Hivatal szervezeti meghatározták (a Közgazdasági Iroda kivételével) a szakmai területüket érintő speciális kockázati tényezőket.
Az előforduló szabálytalanságokat a gyakorlatban az irodavezetők kezelik, azokról dokumentáció csak fegyelmi felelősségre vonás esetén készül. Érd Megyei Jogú Város FEUVE rendszerének szabályzata a 2007. évi számvevői ellenőrzés óta készült, amelynek IV. pontja a szabálytalanságok kezelésének szabályait írja elő. A FEUVE rendszer IV fejezete a szervezeti egységekben előforduló szabálytalanságok tekintetében kötelező érvényűek. A Közgazdasági Iroda és a Városüzemeltetési és Városfejlesztési Iroda kivételével a szervezeti egységek a Hivatal szabálytalanságok kezelésének szabályait figyelembe véve meghatározták a munkaterületükre jellemző kockázatok bekövetkezése esetén, illetve a bekövetkezés elkerülése érdekében teendő intézkedéseket.
A Polgármesteri Hivatal FEUVE rendszerének szabályzata 1. számú melléklete tartalmazza a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek ellenőrzési nyomvonalát, 2. számú melléklete a Hivatal hatékony működését befolyásoló kockázati tényezőket.
A hatósági feladatokat ellátó szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalának kialakításánál elsődleges szempont volt a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény rendelkezéseinek követése.

Javaslatok:

Gondoskodni kell a Polgármesteri Hivatal FEUVE szabályzat 1-es, és 2 számú mellékletének a szervezeti egységek által meghatározottak alapján történő pontosításáról, kiegészítéséről.
A szervezeti egységeknek biztosítaniuk kell a saját munkaterületüket érintő FEUVE szabályzat folyamatos karbantartását, illetve fejlesztését, különös tekintettel:
1. az ellenőrzési nyomvonalban a Polgármesteri Hivatal sajátos feladatainak figyelembevételével az ellenőrzési pontok kijelölésére, a folyamatgazdák meghatározására, a végrehajtásért felelős szervezeti egységek /személyek/ megnevezésére, a tevékenységeket, feladatokat részletesen tartalmazó szabályzatok megjelölésére, továbbá az egyes tevékenység, feladat elvégzését igazoló dokumentum megnevezésének és a rendszerben való nyilvántartási helyének meghatározására
2. kockázatok folyamatgazdáinak kijelölésére, valamint a válaszintézkedések ellenőrzési folyamatba történő beépítésére
3. a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében az intézkedések/ eljárások/ nyomon követésre, továbbá a szabálytalanság és az intézkedés nyilvántartásának meghatározására.

A vonatkozó jogszabály szerint a Belső Ellenőrzési Csoportnak évente ellenőriznie kell a Polgármesteri Hivatal FEUVE rendszerének működését.
A soron következő ellenőrzés: 2009. február 28.
Az ellenőrzés időpontjáig az egyes szervezeti egységeknek el kell végezni az ellenőrzési jelentésben részletezett feladatokat, erre nézve külön is intézkedem.

Az előterjesztés második része a belső ellenőrzés működéséről szóló beszámoló.
A Közgyűlés 2008. április 24-i ülésének napirendjén szerepel a Polgármesteri Hivatal 2007. évi belső ellenőrzési tevékenységéről és az önkormányzati költségvetési szervek 2007. évi ellenőrzéséről szóló jelentés. A jelentés a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003 /XI.26./ Korm. rend. 31. § 3. bekezdésében foglaltak szerint a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató alapján került összeállításra, teljes körűen bemutatva a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Csoportjának munkáját.
Fentiek miatt kérem tekintsenek el a belső ellenőrzési tevékenység ismételt értékelésétől.

Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy vitassa meg és fogadja el a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés működéséről készített beszámolót.

Érd, 2008. április 15.
dr. Szabolcs Mária

Előkészítette: Jegyzői Titkárság, Belső Ellenőrzési Csoport
Kötelezettségvállalás: nincs
A döntés végrehajtásáért felelős szervezeti egység:------
A döntés továbbításáért felelős: Önkormányzati, Szervezési és Törvényességi Iroda


HATÁROZATI JAVASLAT


Érd Megyei Jogú Város KözgyűlÚse elfogadja a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés működéséről szóló beszámolót.

Határidő: határozat közlésére: azonnal

Felelős: T. Mészáros András polgármester



A szavazás módja: nyílt szavazás, egyszerű t÷bbsÚg szükséges


Véleményező fórum:Ajánlás sorszáma:Határozat száma: